E-order, cresce utilizzo in farmacie. Ecco quando è obbligatorio

Crescono i flussi dell'e-order, l'emissione e trasmissione elettronica dell'ordine di acquisto di beni e servizi, un obbligo che riguarda anche le farmacie

Se è vero che le ricadute sui pagamenti interessano per ora i beni, mentre in merito ai servizi, partiranno dall'anno prossimo, risultano in crescita i flussi relativi all'e-order, vale a dire l'emissione e trasmissione elettronica dell'ordine di acquisto di beni e servizi, attraverso il Nodo di smistamento degli ordini (Nso) - il sistema di gestione che opera presso il Ministero dell'Economia e delle finanze. Un obbligo che riguarda anche le farmacie e su cui vale la pena fare un punto, in particolare per vedere quando è necessario.

Cresce flusso E-order. Funzionamento e tempistiche per le farmacie

L'obbligo - stabilito dalla Legge Bilancio del 2018 e declinato dal decreto del Mef del 7 dicembre 2018 - riguarda, come si ricorderà, almeno in una prima fase, gli ordini emessi verso i fornitori dai soli enti del Ssn - Regioni, Asl, strutture ospedaliere, così come dai soggetti (anche privati) che ordinano per loro conto. A essere implicati sono tutti gli ordini a cui poi seguirà una fattura elettronica (ordini di acquisto, di comodato d'uso, di riparazione, di apertura conto deposito, di noleggio bene, di fatturazione e ripristino, di prodotti a scorta, di transito occasionale, di fatturazione). L'impatto, quindi, è per tutti i fornitori, indipendentemente dall'oggetto della transazione commerciale, ma secondo modalità e procedure che sono diverse a seconda delle casistiche. Elemento centrale del sistema, a ogni modo, è il Nodo di smistamento degli ordini, il sistema centrale gestito dal Dipartimento della Ragioneria di Stato del ministero dell'Economia e delle Finanze, in grado di dialogare con le altre piattaforme della Pa - tra cui lo Sdi, il Sistema di interscambio della fattura elettronica - attraverso cui devono transitare le ordinazioni. Il sistema vede numeri in crescita: secondo i dati pubblicati dalla Ragioneria Generale dello Stato, a un anno, il Nodo smistamento ordini ha gestito oltre 5,44 milioni di ordini, con una media di circa 20 mila ordini per giorno lavorativo (a gennaio oltre 27 mila). Per quanto riguarda l'operatività, va ricordato, è stata prevista una tempistica differente a seconda che l'oggetto dell'ordine siano beni o servizi. In particolare, "per i beni, dal 1° febbraio 2020, l'ordinazione avviene esclusivamente in formato elettronico per il tramite di Nso e dal 1° gennaio 2021 non si può dar corso alla liquidazione e al successivo pagamento delle fatture che non riportino gli estremi dei corrispondenti ordini validati da Nso; per i servizi, invece la via telematica esclusiva è entrata in vigore dal 1° gennaio 2021, ma va ricordato che gli impatti su liquidazione e pagamento partiranno invece dal 1° gennaio 2022".

Convenzionata e Dpc, quando è obbligatorio l'e-order

Ma quale è la situazione per la farmacia? Come già era stato anticipato, il riferimento per le farmacie sono le linee guida, pubblicate sul sito della Ragioneria dello Stato e costantemente aggiornate: in particolare, va rilevata "l'esclusione dall'ambito di applicazione di Nso delle transazioni riferite alla cosiddetta spesa farmaceutica convenzionata o territoriale. Questa riguarda esclusivamente l'erogazione, su presentazione della ricetta del medico, di specialità medicinali, preparati galenici, prodotti dietetici, presidi medico-chirurgici e altri prodotti sanitari, per i quali il Ssn corrisponde alla farmacia il prezzo del prodotto erogato, al netto della eventuale quota di partecipazione alla spesa dovuta dall'assistito.
Sono invece soggetti all'emissione di Ordine elettronico mediante Nso:
- il servizio di distribuzione farmaci e dispositivi medici", ma anche ausili "in regime di "distribuzione diretta" e "distribuzione per conto", in cui il bene sanitario è acquistato dall'ente del Ssn e per il quale la farmacia emette fattura per l'aggio del servizio;
- prestazioni quali il servizio di assistenza domiciliare integrata a favore dei pazienti, il servizio di prenotazione, ritiro referti, e incasso per conto delle le strutture sanitarie pubbliche e private accreditate, ecc., nel caso in cui tali attività siano svolte dietro corrispettivo verso l'ente del Ssn;
- i servizi di distribuzione alimenti, ausili ed altro".
In particolare, rispetto a quest'ultimo punto, "va notato che, seppure l'oggetto dell'acquisto da parte dell'assistito sia un bene, la transazione nei confronti della farmacia (o del rivenditore di prodotti sanitari) è da intendersi un servizio". Secondo quanto era stato comunicato, l'orientamento di Federfarma è di ritenere, conformemente alle indicazioni delle linee guida, che valga la deroga al primo gennaio 2022 in relazione agli impatti su pagamenti e liquidazione.

Che cosa prevede l'operatività

Ma che cosa cambia? Se gli Enti del Servizio sanitario dovranno effettuare gli ordini in modalità elettronica e trasmetterli a Nso, il sistema di gestione centrale, i fornitori, da parte loro, dovranno essere in grado di riceverli e leggerli, ma soprattutto dovranno «obbligatoriamente riportare sulle fatture elettroniche gli estremi dei documenti» relativi all'ordine elettronico «secondo le modalità stabilite nelle regole tecniche». Questo è un punto particolarmente importante, non solo perché obbligatorio, ma anche per le ricadute che ha sulla pagabilità delle fatture stesse (con deadline per i servizi nel 2022). Infatti, «gli enti del Ssn e i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti non possono dar corso alla liquidazione e successivo pagamento di fatture non conformi a quanto disposto». Di fatto quindi «le fatture emesse dalle farmacie fino al 31 dicembre riferite all'erogazione di beni in regime Ssn, non in regola con il sistema dell'e-order, potranno, comunque, essere pagate con le procedure attualmente in essere».

Gli ultimi aggiornamenti

Da quanto si apprende, infine, "nella ultima versione delle Regole tecniche di fine marzo sono stati aggiunti chiarimenti e indicazioni in merito a: Cig; Ordinazione di dispositivi medici; gestione del conto deposito; prodotti caratterizzati da codici, lotti o altri elementi distintivi utili per il Fornitore; destinatario della fattura; istruzioni sulla compilazione delle fatture. Nelle Linee guida sono stati aggiunti chiarimenti ed indicazioni in merito a: acquisti di dispositivi medici; buoni-corrispettivo; gestione del conto deposito; associazione tra Ordinazione e fattura; omessa o errata indicazione degli estremi dell'Ordine in fattura".

Francesca Giani