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20 Febbraio 2026

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Con l’introduzione dell’obbligo di collegamento tra registratore telematico e strumenti di pagamento elettronico in vigore dal 1° gennaio 2026, arrivano anche le indicazioni operative dell’Agenzia delle Entrate che chiariscono come effettuare concretamente l’adempimento. 

Come già ricordato nei giorni scorsi da Farmacista33, la misura, che interessa gli esercenti, tra cui anche le farmacie, punta a garantire coerenza tra incassi elettronici e corrispettivi fiscali, con scadenze differenziate per gli adempimenti in base alla data di attivazione del Pos e con possibili conseguenze sanzionatorie in caso di mancato adeguamento.

Obblighi e scadenze fissati dalla norma

Il quadro normativo resta quello delineato dalla Legge di Bilancio 2025, che impone il collegamento tra lo strumento con cui si accettano i pagamenti elettronici e quello con cui si memorizzano e trasmettono i corrispettivi.
Lo si ricorda, per i Pos già attivi al 1° gennaio 2026 il collegamento deve essere effettuato entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura web dell’Agenzia delle Entrate, avvenuta nei primi mesi del 2026, mentre per i Pos attivati successivamente l’adempimento va completato entro il secondo mese successivo alla loro attivazione. Il rispetto delle tempistiche resta essenziale, perché eventuali irregolarità possono portare a comunicazioni di compliance, accertamenti e sanzioni.

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Come avviene il collegamento

La guida operativa dell’Agenzia chiarisce che il collegamento richiesto non è di tipo fisico ma logico ossia un abbinamento informatico tra registratore telematico e Pos da registrare tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.
L’esercente, in pratica, deve associare la matricola del registratore telematico ai dati identificativi del Pos utilizzato per l’incasso elettronico, che comprendono il cosiddetto terminal ID e i dati dell’Acquirer (ossia il soggetto con cui l’esercente ha stipulato il contratto per l’accettazione dei pagamenti elettronici banca o operatore specializzato) nel caso dei dispositivi fisici, o i riferimenti dell’operatore finanziario per i Pos virtuali (piattaforma web, app o strumenti analoghi). 
La procedura mette a disposizione l’elenco dei Pos risultanti attivi sulla base delle comunicazioni degli operatori finanziari, consentendo all’esercente di registrare i collegamenti e di aggiornarli solo in caso di variazioni, come l’attivazione di nuovi dispositivi o la dismissione di quelli esistenti.

La prima comunicazione riguarda i Pos attivi nel mese di gennaio 2026, mentre successivamente gli aggiornamenti devono essere effettuati solo quando intervengono modifiche, entro la finestra temporale prevista per i nuovi Pos o per le variazioni dei collegamenti.

Dal punto di vista operativo, la guida indica tre passaggi concreti per completare il collegamento: selezionare il registratore telematico dall’elenco dei dispositivi attivi, individuare il Pos da associare e indicare l’unità locale in cui i due strumenti sono utilizzati. Le operazioni possono essere effettuate direttamente dall’esercente oppure da soggetti delegati, qualora sia stata conferita apposita delega ai servizi del portale “Fatture e Corrispettivi”.
La guida chiarisce inoltre che il collegamento può essere multiplo: un singolo Pos può essere associato a più registratori telematici oppure, viceversa, più Pos possono essere collegati a uno stesso registratore, situazione frequente nelle farmacie con più postazioni di cassa.

Esclusioni dall’obbligo e casi misti: vending machine

Tra le esclusioni dall’obbligo rientrano i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), le vendite di carburante, le ricariche di veicoli elettrici e, più in generale, le operazioni esonerate dalla certificazione dei corrispettivi. Il collegamento resta tuttavia obbligatorio quando lo stesso Pos viene utilizzato sia per operazioni soggette a certificazione sia per operazioni esonerate.

Per le farmacie questo aspetto riguarda in particolare i distributori automatici di prodotti non soggetti a prescrizione collocati all’esterno dell’esercizio. Qualora il Pos utilizzato per tali distributori sia dedicato esclusivamente a queste operazioni, non è richiesto il collegamento; diversamente, se lo stesso dispositivo è utilizzato anche per vendite certificate tramite registratore telematico, l’adempimento resta obbligatorio.

Collegamento fisico facoltativo e possibili vantaggi operativi

La guida precisa, che il collegamento fisico tra Pos e registratore telematico resta facoltativo. È possibile, a discrezione dell’esercente e in base alle caratteristiche tecniche degli strumenti, realizzare una connessione diretta che può agevolare la registrazione dei corrispettivi. Attraverso la funzione di “scambio importo”, infatti, quando avviene una transazione elettronica il registratore telematico recupera automaticamente dal Pos l’informazione che il pagamento è avvenuto in modalità elettronica, registrandola senza necessità di intervento manuale.
Si tratta di un’opzione non richiesta dalla norma ma che può semplificare la gestione operativa, soprattutto in contesti con l’elevato volume di transazioni giornaliere come la farmacia.

La guida evidenzia che eventuali scostamenti tra dati delle transazioni elettroniche e corrispettivi giornalieri potranno essere oggetto di valutazione, rendendo ancora più importante la coerenza tra incassi e modalità di pagamento registrate. In questo contesto, una gestione strutturata dei collegamenti tra registratore telematico e Pos e, dove ritenuto utile, l’integrazione tecnica tra i sistemi possono contribuire a ridurre errori operativi e a migliorare la tracciabilità dei flussi di incasso, in un quadro di controlli destinati a diventare sempre più automatizzati.

Come già evidenziato dagli esperti, il verificarsi di differenze tra flussi Pos e corrispettivi è quasi fisiologico, ma dal 2026 tali differenze dovranno risultare “ordinate, coerenti e spiegabili sulla base di procedure interne corrette e adeguatamente documentate”, per evitare contestazioni e sanzioni in un sistema di controlli destinato a diventare sempre più automatizzato e puntuale.

Dal 2026, inoltre, diventa particolarmente importante la corretta indicazione della modalità di pagamento sul documento commerciale, che rappresenta l’elemento di raccordo tra corrispettivo certificato e movimento registrato dal Pos. Errori nei file giornalieri possono comportare una sanzione di 100 euro per ciascuna trasmissione errata, senza applicazione del cumulo giuridico, con un’esposizione che può arrivare fino a 1.000 euro per trimestre.

Fonte:

Guida operativa 
https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/d/guest/guidaoperativa_pos-rt 

FAQ - Collegamento POS-RT 
https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/d/guest/faq_collegamento_pos_rt 

TAG: REGISTRATORI TELEMATICI, POS, METODI DI PAGAMENTO, FARMACIE, PARAFARMACIE