Politica e Sanità

03 Febbraio 2016

---

"La differenza tra un sogno e un obiettivo è semplicemente una data".

Walt Disney

Un budget ben costruito, può fare la differenza tra la solvibilità e l'insolvibilità, intesa come disponibilità o meno di risorse finanziarie adeguate a sostenere l'operatività aziendale, e la capacità e l'incapacità di sviluppare il potenziale aziendale. Il budget rappresenta anche il piano di azione che orienta l'organizzazione verso il raggiungimento degli obiettivi strategici prefissati. Il processo di budgeting obbliga a prevedere i ricavi da vendita di ciascuna area, prodotto, servizio, le marginalità, i tempi d'incasso dei crediti, nonché i costi, le risorse necessarie, le spese, le tasse.

Questi "numeri" devono fornire una previsione attendibile dei mesi/anni successivi; per questo motivo il budget rappresenta un formidabile strumento di programmazione e controllo. L'imprenditore, quale è il titolare di farmacia, deve organizzare e panificare il viaggio della sua azienda verso la destinazione desiderata (obiettivi, realizzazione della mission, progetto) e il budget consiste nella traduzione di un piano strategico in quantità misurabili (numeri) che indicano le risorse necessarie e i ricavi previsti in un certo periodo. Utile anche alle imprese in fase di avviamento, come le nuove farmacie del concorso straordinario o nel caso di acquisto di una farmacia, momento in cui è fondamentale conoscere se la liquidità sarà sufficiente a coprire costi e spese operative dei prossimi 24 mesi. Utile alle aziende che hanno compiuto un investimento importante e vogliono monitorarne gli sviluppi o identificare le risorse necessarie alla realizzazione di un progetto. Utile alle aziende che desiderano prevedere un incremento delle vendite e quindi dei ricavi e relativi costi.

Il budget prevede quattro funzioni primarie:

• Pianificazione
• Coordinamento
• Comunicazione
• Monitoraggio
• Valutazione dei risultati

Nella fase di pianificazione l'imprenditore o il manager si accerta di disporre delle risorse necessarie alla realizzazione degli obiettivi preposti, ovviamente dopo aver vagliato attentamente sia la situazione aziendale (check-up) che del settore (analisi mercato) sia gli scenari (tendenze e sviluppi del settore):

• Scelta degli obiettivi (es. aumento del 10% dei ricavi del reparto cosmetico entro la fine del 2016);
• Rassegna delle opzioni disponibili e previsione dei risultati (es. organizzazione giornate, agire sulla leve del princing e promozioni, introduzione nuove linee di prodotti e marche, assunzione esperta cosmesi, formazione e/o incentivi al personale, cross selling, category...);
• Decidere, sulla base di una analisi costo/opportunità delle opzioni considerate, quali quelle da implementare (es. introduzione nuove linee, formazione del personale, giornate).

Il coordinamento consiste nel mettere insieme i diversi obiettivi (di riduzione dei costi, di razionalizzazione del magazzino, dell'aumento delle vendite libere...), che si spera siano coerenti, raggiungibili e sfidanti ed inserirli in un budget generale che esprime i target finanziari e gli obiettivi strategici aziendali. A questo punto la comunicazione diventa essenziale: comunicare gli obiettivi strategici ai collaboratori, coi quali magari si sono già trovati dei momenti di condivisione precedenti, e confrontarsi, quindi anche ascoltare le loro opinioni ed idee in merito, le necessità di risorse, esigenze formative, ecc. "Dietro" il budget deve esserci una buona comunicazione tra chi acquista e chi vende, chi fa il laboratorio e chi sta al banco e così via. Avviato il piano, il budget diventa un utile strumento per monitorare periodicamente i progressi compiuti, attraverso il confronto tra risultati realizzati e risultati previsti.

Un followup che consente l'adozione tempestiva di interventi correttivi, dei quali non c'è necessità se la valutazione periodica dimostra che l'azienda marcia in linea con gli obiettivi e che i risultati raggiunti corrispondono a quelli previsti in sede di budget. Se invece quanto realizzato e quanto preventivato si discostano sensibilmente, è necessario intraprendere delle azioni correttive e rivedere/adattare il piano d'azione; qui sta l'abilità nell'individuare i problemi sui quali concentrare l'intervento correttivo. Non è detto che il budget sia completamente da rivedere. Attraverso il confronto tra i risultati ottenuti e quelli previsti nel budget del periodo, è possibile determinare il successo o meno nel conseguimento degli obiettivi. Di seguito si propone uno schema sul quale sviluppare un budget economico di minima prendendo in considerazione il risultato dell'esercizio 2015, iniziando a valutare possibili variazioni dei ricavi ad es. tenendo conto della riduzione del numero e valore ricette e quindi delle vendite asl, del necessario recupero di redditività dalle vendite libere (quali? come?), riduzione del magazzino, dei costi generali, del personale, degli oneri finanziari, delle dilazioni di pagamento...

Si tratta di uno schema semplificato sul qual iniziare ad abituarsi a ragionare in maniera prospettica e strategica, definendo obiettivi e programmando il lavoro da fare per realizzarli. Quello della costruzione del budget è un momento importante durante il quale il titolare deve riflettere, si sulla situazione del mercato e sulle risorse disponibili, ma soprattutto su come e cosa vuole che sia la sua farmacia; non esiste budget se non esiste un'idea di chi vogliamo essere.

Giulio Sensi
Consulente aziendale Studio Falorni

"Costruiamo il Budget 2016 della tua Farmacia & Follow-Up".
Il corso di formazione si terrà a Pisa 13 e 14 febbraio.
Per info: info@laboratoriofarmacia.it